档案数字化工作内容有哪些
- 发表时间:2024-01-26
- 来源:华图档案
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档案数字化工作是将传统纸质档案转换为电子文件形式的过程,通过利用现代信息技术手段,实现档案的数字存储、管理和利用。这项工作对于提高档案管理效率、保护档案资源、推动信息化建设具有重要意义。下面将说明档案数字化工作的内容。
档案数字化工作内容有哪些
在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求,规范档案中的目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改。
2、拆除装订
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物;将档案原件的装订线拆除,排好顺序,不得出现任何漏缺页及顺序差错,更不能对档案原件有任何损坏。
3、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整
对破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复、裱糊;
折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
总之,档案数字化工作是一项重要的任务,可以提高档案管理效率、保护档案资源、推动信息化建设。通过正确的方法和技术手段,我们可以将传统纸质档案转换为电子文件,实现档案的数字化存储、管理和利用。同时,我们应该重视档案数字化工作中的安全和隐私保护问题,确保档案信息的安全性和可信度。只有不断推进档案数字化工作,我们才能更好地利用档案资源,促进社会进步和发展。
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