档案数字化工作流程
- 发表时间:2024-01-17
- 来源:华图档案
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档案数字化是将传统的纸质档案通过数字技术转化为电子格式,并进行有效管理和存储的过程。档案数字化工作流程包括多个环节,涵盖扫描、索引、质检、存储等步骤。这一流程旨在提高档案管理的效率和安全性,实现档案信息的便捷获取和共享。档案数字化工作流程主要包括以下几个方面:
一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。
二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理,比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复,编制材料的类号和页号,整理编码完成后仔细核查准确,防止漏编错编。
三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录,对完成的目录进行校对,确保转确率、避免出现错别字等,还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。
四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描,形成档案材料电子档原始图像。
五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整,比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理;修整后要对电子数据进行核查核对,并作图像高清刻作。
六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致,打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容,检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装,核查无误后将纸质档案封盒。
七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核,确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后,将电子档数据刻作入库,将档案纸质材料与电子档数据库移交。
总之,档案数字化工作流程是一项复杂而重要的工作,它能够有效地提升档案管理水平,加强档案的保护和利用。随着科技的不断进步,档案数字化工作流程也将不断演进和完善,为我们的档案管理工作带来更多便利和高效。让我们共同致力于推动档案数字化的进程,为实现数字化时代的档案管理目标做出贡献。
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