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档案数字化安全

  • 发表时间:2024-01-17
  • 来源:华图档案
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  随着科技的发展,越来越多的组织和企业开始将档案数字化存储。然而,数字化档案的安全性一直是人们非常关注的问题。如何保证档案数字化存储的安全性是数字化档案管理的重要课题。

档案数字化安全

  一、档案实体的安全管理

  档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除,档案实体破损、残缺的要进行登记和处理,档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录和标示。

  档案数字化加工不得损毁档案,出现档案损毁的,需按有关规定进行修复和登记。需要拆装档案时,应尽可能地保持档案原貌。正在进行数字化加工的档案必须每天入库,不得在加工工位上留存过夜,加工完毕的档案要及时入库。

  二、数字化场所的安全管理

  档案数字化必须指定专门的数字化工作场所,应在指定的安全场地内开展工作。数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射,防有害生物、防污染等安全管理要求。

  三、数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

  档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备,必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等,封闭的装置或端口要定期进行检查。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外,档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统,准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

  总之,档案数字化存储为档案管理带来了许多便利,但也增加了信息泄露和安全风险。为了确保档案数字化存储的安全性,组织和企业需要采取一系列措施,例如加强网络安全、制定完善的安全政策、采用安全的存储设备等。此外,对于涉及到个人隐私信息的档案,在数字化过程中需严格遵守相关法规和规定,确保个人信息的安全性。只有这样,我们才能更好地利用数字化技术来管理档案,提高管理效率和水平,促进信息化建设的发展。

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